Klachtenregeling en gedragscode

De klachtenregeling en de gedragscode van de vereniging kunt u downloaden.

Klachtenregeling

De VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN doet haar uiterste best om ‘cliënten’ zo
goed mogelijk van dienst te zijn. Toch is het mogelijk dat er zaken fout gaan of niet zoals
afgesproken. In deze klachtenprocedure is vastgelegd hoe de ‘cliënt’ een klacht kan indienen
bij de VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN en hoe deze klacht wordt
afgehandeld.

Een klacht kan op diverse manieren worden geuit:
1. Schriftelijk: zie onderaan de pagina voor de adresgegevens. Deze staan ook vermeld op
de contactpagina van de website.
2. Website: een apart ‘online’ formulier is beschikbaar voor het indienen van een klacht.
Wij kiezen specifiek voor schriftelijke registratie van een klacht vanwege een goede
vastlegging en tracering van het verloop van de afhandeling.
Elke klacht wordt geregistreerd. De volgende gegevens worden genoteerd:
1. De datum waarop de klacht binnenkomt.
2. Hoe komt de klacht binnen (schriftelijk, website of per e-mail).
3. Naam, adres, huisnummer, postcode, plaats, land, e-mail adres en telefoonnummer klager.
4. Is indiener lid van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN of niet.
5. Type klacht.
6. Omschrijving van de actie die VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN
onderneemt naar aanleiding van de klacht.
7. Naam van het Klachtencommissie lid die de klacht behandelt.
8. Datum waarop de klacht is afgehandeld.

Een klacht wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 5 werkdagen beantwoord. Mocht dit niet
te verwezenlijken zijn dan wordt de klager hierover bericht en wordt afgesproken op welk
termijn de klacht wel wordt afgehandeld.

Als de klachtenprocedure is afgerond, maar de klager desondanks ontevreden is over de wijze
waarop de VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN de klacht heeft behandeld, dan
kan hij/zij schriftelijk of per e-mail bij het Bestuur van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS
NETWERKEN in beroep gaan.

Binnen 5 werkdagen wordt het beroep beantwoord.

Alle klachten worden geregistreerd op een klachtenformulier en verzameld in een
(elektronische) klachtenmap. De binnengekomen klachten worden door de VERENIGING
VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN gebruikt om de kwaliteit van de dienstverlening van de
VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN te verbeteren.

ARTIKEL 1
Voor de toepassing van het bij/of krachtens deze regeling bepaalde wordt verstaan onder:
1. Klacht: op schrift gestelde uitdrukking van ongenoegen met betrekking tot een activiteit,
procedure, etc. waarvoor VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN
verantwoordelijk is.
2. Klager: degene die de klacht kenbaar maakt, met de bedoeling de Klachten-commissie of
eventueel het Bestuur van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN daarover
een uitspraak te laten doen.
3. Aangeklaagde/betrokkene: degene waartegen de klacht zich richt, dan wel de medewerker
van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN onder wiens verantwoordelijkheid
datgene plaatsvond naar aanleiding waarvan de klacht werd opgesteld.

ARTIKEL 2
Samenstelling, benoeming en ontslag van de leden van de Klachtencommissie.
Lid 1
VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN stelt een Klachtencommissie in die is
belast met de behandeling van klachten overeenkomstig het bepaalde in dit reglement.
Lid 2
De Klachtencommissieleden en hun plaatsvervangers worden op voordracht van het bestuur
van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN benoemd, geschorst en ontslagen
door de Algemene Ledenvergadering. Voorafgaand aan de voordracht aan de Algemene
Ledenvergadering kan het bestuur overgaan tot “voorlopige” benoeming en schorsing. In
geval van een tussentijdse vacature treedt een plaatsvervanger op, onverminderd het
bepaalde in lid 4 van dit artikel.
Lid 3
De Klachtencommissie zal bestaan uit ‘gewone leden’, totaal drie personen, die worden
benoemd door de Algemene Ledenvergadering en een lidvoorzitter. De lidvoorzitter (hierna te
noemen voorzitter) wordt benoemd door de “gewone” leden van de Klachtencommissie. Deze
personen mogen geen binding hebben met de VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS
NETWERKEN in de zin van een dienstverband of een bestuurslidmaatschap.
Lid 4
Voor de voorzitter van de Klachtencommissie wordt een plaatsvervanger benoemd.
De plaatsvervangend voorzitter treedt op als voorzitter:
1. Indien de voorzitter van de Klachtencommissie verhinderd is aan het werk van de
Klachtencommissie deel te nemen.
2. Indien de voorzitter van de Klachtencommissie zich op grond van artikel 3 beroept op het
verschoningsrecht of wordt gewraakt.

ARTIKEL 3
Wraking en verschoningsrecht
Lid 1
Iedere betrokkene heeft het recht om een lid van de Klachtencommissie te wraken, wanneer
hij van oordeel is dat dit Klachtencommissielid bevooroordeeld is tegenover één der
betrokkenen. Het verzoek tot deze wraking moet de redenen van de wraking nauwkeurig
omschrijven en uiterlijk binnen twee weken bij de Klachtencommissie worden ingediend.
De voorzitter van de Klachtencommissie beslist over de wraking; indien het verzoek hemzelf
betreft zal de plaatsvervangend voorzitter dienaangaande beslissen.
Lid 2
Ook kan een lid van de Klachtencommissie zich verschonen indien hij van oordeel is dat zijn
betrokkenheid bij de klacht een onafhankelijke beoordeling in de weg kan staan.

ARTIKEL 4
Indienen en behandelen van een klacht.
Lid 1
Een klacht wordt schriftelijk aan de Klachtencommissie voorgelegd op één van de bij de
inleiding genoemde mogelijkheden. Tevens wordt het Bestuur op de hoogte gesteld en de
inhoud van de klacht wordt bekend gemaakt aan het Bestuur. Op dat moment is het niet de
bedoeling dat het Bestuur actie onderneemt maar dit dient uitsluitend ter informatie. De
Klachtencommissie is de partij welke in eerste instantie verantwoordelijk is voor het oppakken
en afhandelen van de klacht.
Lid2
De klager ontvangt binnen 5 werkdagen een bevestiging per e-mail van de ontvangst van de
klacht. Voorts wordt daarin melding gemaakt van de verdere procedure.
Lid 3
De Klachtencommissie meldt de klacht en de inhoud daarvan binnen 5 werkdagen aan
degene op wie de klacht betrekking heeft. Voorts wordt daarin melding gemaakt van de
verdere procedure.
Lid 4
De Klachtencommissie kan informatie inwinnen door inzage in alle voor de behandeling van
de klacht relevante bescheiden.
Lid 5
De Klachtencommissie kan een ieder die betrokken is bij de klacht verzoeken inlichtingen te
verstekken ter zake van hetgeen waarover is geklaagd.
Lid 6
De klager en de aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld mondeling en/of schriftelijk
een toelichting te geven over zijn/haar klacht, respectievelijk verweer te voeren tegen de
klacht.
Op verzoek van de klager of aangeklaagde kan het horen door de Klachtencommissie apart
van elkaar plaatsvinden. Indien betrokkenen gescheiden zijn gehoord, kan de
Klachtencommissie besluiten beiden nogmaals te horen, al dan niet gescheiden.
Via een schriftelijk verslag wordt de inhoud van het besprokene zowel aan de afwezige- als
aan de aanwezige partij als aan het Bestuur medegedeeld.
Lid 7
De Klachtencommissie kan zich laten adviseren door deskundigen.
Lid 8
Elk Klachtencommissielid en voorts een ieder die bij de behandeling van de klacht betrokken
wordt, is tot geheimhouding verplicht van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt.
De Klachtencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokkenen, voorafgaande aan
elke behandeling van de klacht, de hier omschreven plicht mee.
Lid 9
De klager en de aangeklaagde kunnen zich tijdens de behandeling van de klacht op eigen
kosten laten bijstaan door hen aan te wijzen personen.

ARTIKEL 5
Lid 1
Een klacht wordt niet verder behandeld, indien zij wordt ingetrokken of naar genoegen van de
klager door bemiddeling is weggenomen.
Lid 2
Een klacht kan buiten behandeling worden gelaten, indien blijkt:
1. Dat een gelijke klacht van dezelfde klager nog in behandeling is, tenzij het een andere
aangeklaagde betreft.
2. Dat de klacht geen betrekking heeft op een bezwaar als bedoeld in artikel 1.
3. Dat de inhoud van de klacht in behandeling is bij de burgerlijke rechter of deel uit- maakt
van een strafrechtelijk onderzoek.
Lid 3
Indien op grond van het vorige lid wordt besloten de klacht buiten behandeling te laten dan
wordt dit medegedeeld aan de klager, de aangeklaagde en het Bestuur van VERENIGING
VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN.
De klager kan tegen deze beslissing in beroep gaan bij het Bestuur.
Lid 4
De Klachtencommissie heeft de bevoegdheid een klager door te verwijzen naar een andere
instantie die, naar het oordeel van de Klachtencommissie, een meer geëigende
klachtenbehandeling of rechtsgang kan bieden.
De Klachtencommissie kan de klacht als afgedaan beschouwen indien en zodra de
Klachtencommissie verneemt dat de klager zich met deze klacht tot een andere instantie heeft
gewend.

ARTIKEL 6
Lid 1
Tenzij artikel 5 is toegepast, stelt de Klachtencommissie binnen 4 weken na de indiening van
de klacht schriftelijk en met redenen omkleed de klager, de aangeklaagde en de
Klachtencommissie in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht. De
Klachtencommissie kan hierbij aanbeveling doen. Indien de Klachtencommissie afwijkt van
deze termijn doet zij daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en de
aangeklaagde, onder vermelding van de termijn waarbinnen zij haar oordeel over de klacht zal
uitbrengen.
Lid 2
De Klachtencommissie beslist onafhankelijk, zonder last of ruggespraak.
Lid 3
Na zich een oordeel te hebben gevormd, deelt de Klachtencommissie dat terstond schriftelijk
mede aan de klager en de aangeklaagde. Indien het Bestuur niet de aangeklaagde is,
ontvangt deze eveneens een afschrift.

ARTIKEL 7
Lid 1
De Klachtencommissie geeft haar oordeel over de klacht. De klacht kan gegrond, ongegrond
of gedeeltelijk (on)gegrond worden bevonden.
Indien een klacht geheel of gedeeltelijk gegrond is verklaard, deelt het Bestuur aan klager,
beklaagde en Klachtencommissie, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 5 werkdagen na het
oordeel van de Klachtencommissie, schriftelijk of per e-mail mede welke maatregelen het naar
aanleiding van dat oordeel en de daarin opgenomen aanbevelingen zal nemen.
Bij afwijking van deze termijn deelt het Bestuur dit met redenen omkleed mee aan de klager,
de beklaagde en de Klachtencommissie onder vermelding van de termijn waarbinnen het zijn
standpunt aan hen kenbaar zal maken.
Het Bestuur is gehouden om het oordeel en de aanbevelingen van de Klachtencommissie in
principe over te nemen. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan het Bestuur hiervan afwijken.
Het dient hiervoor zwaarwichtige redenen te hebben en is gehouden om, alvorens een van het
oordeel en de aanbevelingen afwijkende beslissing te nemen, de Klachtencommissie te horen.
Indien het Bestuur afwijkt van het oordeel van de Klachtencommissie en de daarin
opgenomen aanbevelingen, dient zij haar beslissing met redenen omkleed kenbaar te maken
aan de klager, de aangeklaagde en de Klachtencommissie.

ARTIKEL 8
Het in dit reglement gestelde laat onverlet de mogelijkheid van klagen bij de burgerlijke
rechter, de Algemene Ledenvergadering, het Bestuur van VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS
NETWERKEN of overige organen die daartoe bevoegd zijn.

ARTIKEL 9
De kosten die de Klachtencommissie voor het behandelen van de klacht maakt, worden
vergoed door de VERENIGING VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN.

ARTIKEL 10
De Klachtencommissie brengt jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit van haar
werkzaamheden. Dit verslag zal worden opgenomen in het jaarverslag van VERENIGING
VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN.

ARTIKEL 11
Lid 1
Dit reglement wordt, vergezeld van een aanbeveling van het Bestuur en (behoudens de eerste
keer) de Klachtencommissie, vastgesteld en gewijzigd door de Algemene ledenvergadering.
Lid 2
Voorstellen tot wijziging van het reglement worden voorgelegd aan de Klachtencommissie.

ARTIKEL 12
Dit reglement treedt in werking na de Algemene Ledenvergadering van de VERENIGING
VOOR ICHTHYOSIS NETWERKEN op 8 april 2017 in Nederland.

Briefpapier VVIN Gedragscode

Gedragscode Vereniging voor Ichthyosis Netwerken

De Vereniging voor Ichthyosis Netwerken staat voor goede omgangsvormen. Respect voor elkaar, gelijkwaardigheid, integriteit, eerlijkheid en veiligheid zijn hierbij centrale begrippen. Deze vormen de basis voor de gedragscode, die binnen de Vereniging voor Ichthyosis Netwerken wordt gehanteerd.

Artikel 1

 Definities

Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non- verbaal, of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: * onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet, hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; * onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; * dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.

Onder agressie wordt verstaan: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten. Onder discriminatie wordt verstaan: elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die tot doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt tenietgedaan of aangetast.

Levensbeschouwing wordt gedefinieerd als: een min of meer samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven.

Artikel 2

 Doel en algemeen uitgangspunt

1. Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensbeschouwing, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetero of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat en /of handicap worden door de Vereniging voor Ichthyosis Netwerken als vormen van ongewenst gedrag afgewezen.
2. De Vereniging voor Ichthyosis Netwerken neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden.
3. De gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken en van de professionele houding van de vrijwilligers, leden, donateurs en bestuursleden van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken.

Artikel 3

 Status en reikwijdte

1. De gedragscode is een invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie.
2. De gedragscode geldt voor vrijwilligers, leden, donateurs en bestuursleden van de Vereniging voor Ichthyosis Netwerken.
3. De gedragscode geldt voor de leden, donateurs, de bezoekers en derden van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken op alle door Vereniging voor Ichthyosis Netwerken georganiseerde bijeenkomsten.
4. Vereniging voor Ichthyosis Netwerken draagt zorg voor bekendmaking van de gedragscode. 

Artikel 4 

(Vrijwilligers) contract

Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een (vrijwilligers-)contract mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en /of handicap.

Artikel 5

 Arbeidsomstandigheden

1. De omgang tussen leden, donateurs en vrijwilligers wordt bepaald door respect voor ieders kleur, sekse, levensbeschouwing, leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode.
2. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk zijn niet toegestaan.
3. Agressieve handelingen of uitingen zijn niet toegestaan.

 Artikel 6

 Omgang tussen vrijwilligers en bestuursleden

1. Vrijwilligers en bestuursleden laten zich bij contacten met andere vrijwilligers en bestuursleden leiden door gedragsregels in deze gedragscode.
2. Vrijwilligers en bestuursleden accepteren geen agressieve gedragingen van andere vrijwilligers en bestuursleden en nemen zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen.
3. Vrijwilligers en bestuursleden accepteren geen seksuele gedragingen van andere vrijwilligers en bestuursleden en nemen zelf geen initiatief tot seksuele gedragingen jegens hen.
4. Vrijwilligers en bestuursleden accepteren geen discriminerend gedrag van andere vrijwilligers en bestuursleden en werken niet mee aan of nemen geen initiatief tot discriminerend gedrag.

Artikel 7

Werking naar deelnemers, klanten, bezoekers en derden

1. Deze gedragscode wordt door Vereniging voor Ichthyosis Netwerken aan alle leden, donateurs en vrijwilligers bekendgemaakt.
2. Van leden, bezoekers van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van deze gedragscode worden gewezen.

 Artikel 8

 Toezicht

Met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit deze gedragscode is het bestuur van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken belast.

 Artikel 9

 Klachten

In geval van overtreding van de gedragscode kan een lid, donateur of vrijwilliger dit signaleren en daarvan melding maken bij de voorzitter van de vereniging. De voorzitter draagt in eerste instantie zorg voor interne afhandeling. Indien hiertoe voor lid, donateur of vrijwilliger aanleiding bestaat, kan hij of zij een klacht indienen. Voor meer informatie over de klachtenregeling en de procedures kan hij of zij zich wenden tot de van kracht zijnde klachtenregeling als gepubliceerd op de website van Vereniging voor Ichthyosis Netwerken.

 Artikel 10

 Evaluatie

Zo vaak als nodig, maar in ieder geval één keer per drie jaar wordt deze gedragscode geëvalueerd en bijgesteld.